Google Drive, una herramienta clave para tu institución

Google Drive, una herramienta clave para tu institución

Trabajar de manera eficiente en el entorno digital es un desafío enorme. Internet y su dinámica demandan constantemente la creación de contenido atractivo y novedoso siguiendo un conjunto de reglas propias. Para captar la atención de los usuarios hay que ofrecer permanentemente material variado e interesante: podcasts, videos, galerías de fotos, noticias, reflexiones escritas, entre otros. 

Seguramente tu institución cuenta ya con un archivo al que tu equipo recurre a menudo para poder generar nuevos elementos. Por ejemplo, un comunicado de prensa por una fecha especial o una carpeta con versiones de vuestro logo. ¡Qué complicado es mantener todo esto en orden y a la vista de todos!, ¿verdad?

No te preocupes, en la medida en que aparecen nuevos retos para atraer a la audiencia, también surgen nuevas herramientas que harán vuestro trabajo más sencillo.

En este artículo expondremos las ventajas más destacadas que presenta Google Drive, el mejor servicio de almacenamiento en línea y de trabajo colaborativo que existe actualmente en el mercado.

 

¿Qué es Google Drive?

Muchas personas que escuchan “Google Drive” por primera vez no comprenden realmente las características básicas de este servicio tan completo. 

Google Drive es un servicio de almacenamiento de datos en Internet creado por Google: es una herramienta que permite guardar grandes cantidades de información en un lugar accesible, seguro y que admite diferentes formatos. 

Vamos a poner un ejemplo, ¿alguna vez has escuchado acerca del archivo de un periódico? Nos referimos al enorme espacio común, cercano a la redacción, donde los trabajadores pueden encontrar rápidamente todo el material necesario para su labor cotidiana.

Salvando las distancias, Google Drive cumple esa misma función. Es el espacio donde puedes almacenar, de forma organizada, fotografías, gacetillas de prensa, documentos internos, informes y todo aquello que tu institución desee archivar.

Pero la enorme capacidad de almacenamiento de Drive no es su única ventaja. ¿Quieres conocer las demás?

 

Drive: 5 formas de trabajar colaborativamente

Google Drive no es simplemente un lugar donde almacenar tus archivos. ¡Es mucho más que eso! Una de sus virtudes más eficaces es su interfaz de trabajo colaborativo. Es decir, está diseñado específicamente como una plataforma que simplifica el trabajo en equipo.

En Google Drive puedes crear fácilmente un archivo nuevo, por ejemplo la cobertura de un evento solidario organizado por tu institución, y compartirlo con tu equipo en cuestión de segundos. Todos pueden trabajar simultáneamente sobre el mismo documento y los cambios se guardan automáticamente. ¡Puedes olvidarte de enviar por correo la enésima versión del documento para compartirlo con tus colegas!

Destacamos especialmente 5 formas de trabajo colaborativo en Drive

1. Sube el contenido

Dar el primer paso es muy fácil. Simplemente haz clic en el botón «Nuevo» para cargar archivos o carpetas, o arrastra y suelta los archivos directamente desde tu equipo.

2. Crea una unidad compartida para tu equipo

Drive tiene dos espacios diferentes: 

a. Mi unidad, para archivos personales a los que nadie más que tú puede acceder.

b. Unidades compartidas, para archivos y carpetas en los que tu equipo colabora y accede con frecuencia. 

Las unidades compartidas son para uso de todo el equipo, es decir, cada miembro tiene acceso automático a cualquier archivo que esté almacenado en la unidad compartida. Mi unidad y Unidades compartidas te brindan total flexibilidad para controlar dónde se encuentran los archivos y cómo se accede a ellos.

3. Colabora en tiempo real con tus compañeros

Una ventaja enorme de esta plataforma es la posibilidad de trabajar conjuntamente en tiempo real. En Google Drive puedes agregar comentarios a cualquier tipo de archivo, incluidos los PDF e imágenes, y también etiquetar a los miembros del equipo para asignarles individualmente una tarea o plan de acción. 

Drive envía notificaciones por correo electrónico que resumen la actividad y los comentarios, y brinda la opción de responder a ellos directamente desde tu bandeja de entrada del mail, sin necesidad de cambiar de aplicación.

4. Trabaja con archivos de Microsoft Office

¿Sabías que Drive admite más de 100 tipos de archivos, incluidos los de Microsoft Office? Por ejemplo, puedes almacenar y comentar archivos de Word directamente en Drive, y editar y colaborar sin convertir formatos. También permite que varios usuarios trabajen en tiempo real, en el mismo archivo, sin tener que preocuparse por problemas de control de versiones.

5. ¡No más conflictos de versiones!

En Google Drive cada archivo tiene un historial de versiones, que registra no solo los cambios sino también su autor y el momento en el que se efectúan. En todo momento puedes volver a una versión anterior del archivo y el auto guardado registra las modificaciones minuto a minuto. ¡Todos tus colaboradores trabajarán en una misma versión del documento al mismo tiempo!

 

¿Qué es la “nube”?

¿Tú también has escuchado hablar de “la nube” sin comprender qué es? La nube de Internet es un nuevo modelo informático que permite que los usuarios almacenen sus archivos en un conjunto de servidores online

De esa manera, ya no tienes que guardar esa enormes cantidades de datos en tu ordenador. Lo que normalmente estaría almacenado en tu PC pasa automáticamente a almacenarse en estos servidores online que forman “la nube”. 

¿Qué ventajas presenta? Fundamentalmente, que puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo; basta con tener conexión a Internet. Puedes acceder a ellos desde el móvil, la tablet, tu propio ordenador o el ordenador de un amigo. Además permite ahorrar muchísima memoria, porque ya no es necesario que almacenes programas y los archivos (fotos, documentos, videos) en un ordenador.

 

¿Es lo mismo Google Drive que Dropbox o OneDrive?

Google Drive no es el único sistema de almacenamiento de datos que existe, pero sí el mejor. A continuación te explicaremos por qué.

Actualmente existen en el mercado otros dos grandes sistemas de almacenamiento: Dropbox y One Drive.

  • Capacidad de almacenamiento: Si bien los tres sistemas te ofrecen gigas gratis con tan solo registrarte, Dropbox brinda 2 GB en forma gratuita, One Drive 5 GB ¡y Google Drive 15 GB!
  • Memoria extra: Para obtener 1000 GB extra de memoria, One Drive exige el pago de 69 € anuales, Dropbox 60 € y Google Drive poco menos de 50 € al año.
  • Ecosistema de trabajo: Los tres sistemas de almacenamiento brindan un conjunto de aplicaciones que conforman lo que denominamos ecosistema de trabajo.
  • Trabajar sin conexión: esta posibilidad es ofrecida por Google Drive y Dropbox en su plan básico. One Drive requiere la adquisición del servicio premium.
  • Seguridad: las tres opciones presentan características similares garantizando una completa seguridad y privacidad para tus archivos.

¿Entonces, cuál es la mejor opción? Si tenemos en cuenta precio, ecosistema de apps integradas, comodidad y practicidad, sin dudas Google Drive es la mejor alternativa.

 

Empieza a utilizar Drive Enterprise

Vale, nos ha quedado claro: Google Drive es el mejor servicio de almacenamiento en la nube. 

Pero, ¿por qué debería mi organización comenzar a utilizarlo? ¿Vale la pena dar el salto de una versión personal a una versión de Drive para empresas?

Google Drive Enterprise fue diseñado para que todas las ventajas de Drive puedan adecuarse a las necesidades de toda organización, ya sea esta pequeña, mediana o grande. La principal ventaja que ofrece una cuenta de empresa es la libertad para personalizar institucionalmente las aplicaciones. Por ejemplo, con una cuenta profesional puedes personalizar los subdominios de las cuentas de usuario, así podrás añadir tu propio nombre.

Otra enorme ventaja es la posibilidad de gestionar cómodamente los permisos de acceso al espacio de almacenamiento y a los archivos. En definitiva, puedes gestionar una verdadera oficina virtual.

Además, al contratar el servicio de Google Drive para empresas puedes disfrutar de todas posibilidades que ofrece el entorno de Google en una misma plataforma: gestionar correo electrónico (Gmail), mantener comunicaciones de texto, audio y voz (Hangouts), organizar reuniones y eventos (Calendar) e incluso poner en marcha tu propio sitio web (Sites)

Es importante destacar que al ser un servicio de pago se incluye asesoramiento y soporte personalizado de los profesionales de Google vía teléfono o correo electrónico.

Finalmente, hasta el propio precio del servicio es personalizado, puesto que este se adecúa a la cantidad de usuarios y la capacidad de almacenamiento en la nube.

Compartimos contigo este video que resume todas las virtudes de Google Enterprise en menos de dos minutos:

https://www.youtube.com/watch?v=ERbGIKIbJ_A 

 

RESUMEN: ¡Google Drive puede hacer que tu trabajo sea más fácil!

A lo largo de esta nota hemos intentado destacar varias de las virtudes que tiene Drive porque creemos firmemente que es una de las herramientas más prácticas que existen y que te va a ayudar a organizar tu trabajo y el de tu equipo.

Es probable que, si nunca antes la habías utilizado, necesites un tiempo de adaptación para conocer la herramienta y para poder aprovecharla al máximo. Existen muchísimos posteos de blog como este y videotutoriales en Internet que te resultarán sumamente útiles.

Te invitamos a que des el primer paso y comiences a utilizar Google Drive lo antes posible. En La Machi Comunicación para Buenas Causas nos dedicamos a asesorar a instituciones como la tuya en todo lo referido a la comunicación, y estaremos encantados de darte una mano con  servicios como:

  • Creación y administración de tus cuentas de GSuite
  • Armado y gestión de las cuentas de tu equipo
  • Asesoramiento para mantener el orden de las carpetas y encontrar fácilmente los materiales
  • Diseño de templates de trabajo colaborativo, para ahorrar tiempo y unificar el estilo de tus documentos
  • Y asesoramiento en la gestión integral de cambios cuando trabajas de manera colaborativa 

Si te interesa recibir una hora de consultoría bonificada sobre el uso de Google Drive, haz click aquí:

¡Hasta pronto!